Rekisterinpitäjä

Karjalaisen Kulttuurin Edistämissäätiö sr. (KKES)
Y-tunnus 012352-2
PL 259, 80101 Joensuu

Rekisterin nimi

KKES:n apurahajärjestelmä

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii säätiön asiamies Satu Kokkonen
Sähköpostiosoite satu.kokkonen@kkes.fi
Puhelinnumero 050 0678904

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste ja vastaanottajat

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta ja työryhmän jäsenistä, Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta. Hakija voi myös nimetä suosittelijoita, joiden järjestelmään tallennettavat tiedot hakija antaa.

Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.

Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, maksatuksesta huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkast ajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun SSL yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat suojatuissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot

• Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia. joita ei ole merkitty päättyneeksi.
• Jos käyttäjätunnus on tarkasteluhetkellä ollut käyttämättä yli kaksi vuotta, eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä.

Keskeneräiset hakemukset

• Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset järjestelmästä.
• Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset 12 kuukauden kuluessa haun päättymisestä.

Hakemusten arviointitiedot

• Arviointitiedot poistetaan 3 kuukauden kuluessa siitä kun apurahapäätökset on tehty.

Ei myönnetyt hakemukset

• Säätiö poistaa tai anonymisoi kielteisen päätöksen saaneet hakemukset kahden vuoden kuluessa päätöksen ajankohdasta. Anonymisoinnissa hakemustiedoista poistetaan kaikki henkilötiedot.

Myönnetyt hakemukset liitteineen sekä selvitystiedot

• Säätiö poistaa myönnettyjen hakemuksiiin liittyvät tilinumerot ja henkilötunnukset kahden vuoden kuluessa siitä, kun apurahan käyttöselvitys on hyväksytty.
• Muut tiedot säilytetään pitkäaikaisesti säätiön historian tietojen keruuja tilastointitarkoituksessa.

Viestit

• Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestit havaitaan tarpeettomiksi.

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Käyttäjien käyttäjätunnukset

Pääset apurahan hakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohd asta Henkilötiedot. Asetukset

Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä.

Sinulla ei ole kuitenkaan ole tar kastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.

Sinulla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida.

Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä.

Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf itsellesi.muodossa

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

Tietojen luovutus

Tieto luonn ollisille henkilöille myönnetyistä apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle, mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus ylittää MELA:n määrittelemät rajat.

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.

Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.

Säätiö voi luovuttaa myöntämiinsä apurahoihin liittyviä henkilötietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille.